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Módulo de Configuración del Sistema

Consideraciones Iniciales

 

*     Visión Raiz pone a su Consideración y Servicio esta Herramienta Administrativa para la Administración de propiedades Adscritas al Régimen de Propiedad Horizontal en Colombia

*     Es un Software instalado en la NUBE, elaborado en lenguaje PHP, HTML, y bases de datos MySQL. Al cual se accede mediante el sistema de autenticación de usuarios debidamente encriptadas en la Base de Datos.

*     El software no requiere de actualizaciones a nuevas versiones, ya que es actualizado permanentemente por la Administración del Software y es levantada a la Nube para que los usuarios utilicen las nuevas funciones y actualizaciones disponibles en tiempo real.

*      La aplicación desarrollada cumple con la reglamentación para las organizaciones de propiedad horizontal que se encuentra estipulada en la ley 675 del 2001 y siguientes y facilita a las organizaciones su Gestión, implementando procesos para permitir el almacenamiento cronológico de la información y la Obtención de Informes en tiempo Real

*      El sistema de trabajo del programa es en la NUBE, por lo tanto es de suma importancia que todos los usuarios del sistema tengan una dirección de correo electrónica para comunicación con el sistema.


Configuración de la Copropiedad

 

El primer paso para configurar el Sistema es Configurar adecuadamente la Copropiedad. Se deben tener a la mano los siguientes datos:

*     Descripción de los Bienes de Dominio Particular con su respectiva área ponderada y Matrícula Inmobiliaria (opcional)

*     Porcentaje  de Participación del Bien de dominio Particular para la Tabla Totalidad.

*     En caso de existir divisiones internas, se deben tener a la mano las Tablas de participación con sus respectivos porcentajes de participación

*     Propietarios. Datos básicos para configurarlo: Nombre, Cédula o NIT, e-mail.

*     Habitantes. Personas que viven habitan en la Copropiedad pero que no son propietarios.

*     Consejo de Administración. Datos básicos para configurarlos: trato a la persona (vgr. Dr, Dra, Sr, Sra, Ingo, Sta…), Nombre completo, cédula de ciudadanía, e-mail. Cargo Ocupado en el Consejo de Administración y Profesión del Integrante.

*     Administrador. Datos básicos para configurarlo: Nombre, Cédula o NIT, e-mail.

*     Contador de la Copropiedad. Datos básicos para configurarlo: Nombre, Cédula o NIT, e-mail.

*     Revisor Fiscal. Datos básicos para configurarlo: Nombre, Cédula o NIT, e-mail.

*     Comité de Conciliación. Datos básicos para configurarlos: trato a la persona (vgr. Dr, Dra, Sr, Sra, Ingo, Sta…), Nombre completo, cédula de ciudadanía, e-mail. Cargo Ocupado en el Comité y Profesión del Integrante.

*     Empleados de la Copropiedad. Datos básicos para configurarlo: Nombre, Cédula o NIT, e-mail (opcional), Cargo que ocupa en la Copropiedad y Profesión del Empleado.

 

Saldos Iniciales de la Copropiedad

 

Es muy importante ingresar los Saldos Iniciales de la Copropiedad. Estos son los valores que deben los copropietarios a la fecha en que se inicia la Instalación del Sistema.

Los saldos iniciales aplica para:

*     Copropietarios de la Copropiedad. Cuanto adeuda el copropietario. Se Ingresa el valor que adeuda por concepto de cuotas de Administración ordinarias y/o extraordinarias. Aquí se deben liquidar los Intereses por Mora (dado el caso)

*     Empleados de la Copropiedad. Cuanto debe el empleado por concepto de prestamos

*     Proveedores. Para el caso de copropiedades que manejen Compras de Insumos a Proveedores codificados, se debe incluir el valor adeudado a cada uno de ellos.

*     Caja General de la Copropiedad. Se debe crear la Caja General, aquí el operador ingresa el nombre distintivo para la Caja de la Copropiedad y el Saldo Inicial. El sistema puede crear un sin número de cajas, cada una de ellas se inicializa con un saldo a la fecha

*     Bancos y Corporaciones de la Copropiedad. Se debe crear los Bancos y Corporaciones, como en el caso anterior aquí el operador ingresa el nombre del Banco, NIT, Sucursal, etc y  el Saldo Inicial con el cual arranca el Sistema. El sistema puede crear un sin número de Bancos y Corporaciones, cada uno de ellas se inicializa con un saldo Inicial a la fecha.

*     Caja Menor de la Copropiedad. Cuando así lo amerite, se deben crear la Caja o las Cajas Menor, aquí el operador ingresa el nombre distintivo para la Caja Menor de la Copropiedad y el Monto para dicha caja Menor. El sistema arranca con Saldo Inicial igual al monto ingresado. Para actualizar los datos de la Caja Menor, se deben ingresar los Movimientos (Salidas o gastos de caja menor).

*     Inventario Inicial de Insumos. Cantidades y Costos Iniciales. Se debe realizar un Corte, hacer Inventario Físico e Ingresarlo al Sistema.
Reglamento de Propiedad Horizontal de la Copropiedad

Para efectos prácticos del Sistema, no se Ingresa al Sistema el Reglamento de Propiedad Horizontal Completo, ya que sería una tarea muy engorrosa de llevar a cabo y hay aspectos contemplados en  el Reglamento de Propiedad que no tienen relevancia para los usuarios del Sistema.

Si embargo, el Sistema Permite ingresar:

*     Funciones de los Entes Administrativos.

·        Funciones del Consejo de Administración.

·        Funciones de la Asamblea de Copropietarios

·        Funciones del Administrador

·        Funciones del Contador de la Copropiedad

·        Funciones del Revisor Fiscal.

·        Funciones del Comité de Conciliación o Convivencia.

·        Funciones de los Operadores (cuando Aplica)

*     Derechos de los Copropietarios y Habitantes.

*     Deberes de los Copropietarios y Habitantes.

*     Prohibiciones a los Copropietarios y Habitantes.